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关于2015年档案移交归档通知

  返回澳门赌城网址首页   出处:党委(院长)办公室 2016-01-04[浏览:次]

各二级学院(部),各部门、单位:

学院档案移交归档工作现已开始,请相关部门和教学单位按照《学院档案管理实施细则》(常信院办【200948号)和《学院文件材料归档范围》(常信院办【200854号)文件要求,及时整理2015年度工作中形成的有保存价值的档案资料,交部门文件资料管理人员,以部门为单位统一填写纸质档案移交目录一式两份,于201635日前移交院办档案室。

具体要求:

1.归档的材料须签署完备,字迹清晰,纸质优良,不能出现涂改和污损,不能出现铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水等不合格书写字迹。

2.移交的材料原则上必须是原件,如无原件,则归档的复印件上要注明“复印自原件”字样,由相关部门负责人签字并加盖部门印章。

3.以学院名义与外单位签订的合同、协议书、荣誉推荐审批表等材料及市级以上集体荣誉证书、奖牌、奖杯、锦旗等实物档案,均应向档案室移交。

4.各部门向上级部门报送的年度统计报表也属于归档范围。

5.各部门内部形成并在本部门内执行的文件由各部门、各教学单位自行保管,不向学院档案室移交。

6.干部人事档案材料移交归档按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》文件执行,原则上要求材料自形成之日起一个月内移交档案室,如因特殊原因无法在形成之日起一个月内归档,请务必在本通知规定时间内全部移交。

7.会计档案移交内容为2014年度形成的凭证、账簿、财务报告、其他类会计档案及财务数据光盘。会计档案移交应填写会计档案移交目录一式两份。

8.仪器设备、基建工程项目和科研档案材料移交归档按照《学院档案管理实施细则》中相关条款执行。

9.电子档案的归档。电子档案包括电子文本、数码照片、音视频、数据、程序等应拷贝到光盘后移交,移交一式两套,一套封存保管,一套提供利用。对于容量超出光盘的电子档案,可拷贝至移动硬盘上归档。归档的电子档案内容应是没有经过加工的原始内容。光盘或移动硬盘内的文件夹或文件名称由8位阿拉伯数字年月日加内容题名组成。电子档案移交统一填写电子档案移交与接收目录一式两份。

10.各教学单位移交的学生综合表现评定表须由班主任签字或盖章,并加盖各教学单位和学工处红色印章。以班级为单位装订成册,并将与评定表排列顺序一致的学生名单附在上面,同时,在每页的右下角用铅笔编写页号,首页名单也算作一页。

11.学院形成的干部人事档案材料纸张应采用A4纸张标准,不符合标准的材料将不予接收。

12.移交目录登记的内容、数量必须和实际归档相一致,经档案人员核对无误后,交接双方签字并保留一份备查。

13.各教学单位及各部门移交前请先与档案室工作人员联系,经确认符合归档要求后再送交档案室。电话:6338065联系人:孙文靖

14.移交日期截止到201635日,请各部门积极配合,按时移交,以便档案人员按计划开展后续整理工作。

附件:1、干部人事档案材料收集归档规定

     2、学院各类档案归档范围表

     3、纸质档案移交目录

     4、电子档案移交与接收目录

 

附件.rar

 

 

 

 

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